Sistemul național de facturare electronică nu și-a schimbat forma în 2026 — s-a strâns. Obligația a rămas cea cu care lucrezi din 2024: facturile trec prin RO e-Factura, iar un PDF trimis pe e-mail nu este o factură în ochii ANAF. Ce s-a mutat anul acesta sunt ceasul, lista celor care intră în sistem și aritmetica greșelii.
Mai întâi pe scurt, apoi în detaliu.
Ce s-a schimbat de la 1 ianuarie 2026
Termenul de transmitere se numără acum în zile lucrătoare. Înainte erau 5 zile calendaristice de la data facturii. OUG 89/2025, ordonanța „omnibus” de la finalul anului, a schimbat unitatea de măsură.
Pare o modificare mică și, pentru majoritatea facturilor, chiar este un cadou: o factură emisă joi are timp până joia următoare, nu până marți. Capcana e în cazul invers. Zilele lucrătoare înseamnă că sărbătorile legale lungesc fereastra, iar de aici până la convingerea că termenul s-a mutat când, de fapt, nu s-a mutat, e un pas. Obiceiul sigur rămâne același: transmite în ziua în care emiți și tratează cele cinci zile ca pe o rezervă pe care nu o consumi.
Două detalii care prind lumea pe picior greșit:
- Termenul curge de la data facturii, nu de la data la care cineva din birou apucă să o încarce. Antedatarea nu îți cumpără timp; ți-l consumă.
- Termenul este per factură. Nu există un borderou lunar care să te pună în regulă retroactiv, iar amenda de mai jos se aplică per document.
Cine intră în sistem de la 1 iunie 2026
De la 1 iunie 2026, persoanele fizice care desfășoară activități economice și sunt identificate prin cod numeric personal — PFA-uri, liber-profesioniști, fermieri — intră în RO e-Factura obligatoriu.
Data care contează cu adevărat e mai devreme decât cea pe care o notează toată lumea: înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu trebuie făcută până cel târziu pe 26 mai 2026. Dacă ești în această categorie, sau clienții tăi sunt, aceasta e data de trecut în calendar, nu 1 iunie. Înscrierea se face în Registrul RO e-Factura al ANAF.
Firmele străine cu cod de TVA în România
Tot de la 1 ianuarie 2026, obligația se extinde și asupra facturilor emise către persoane impozabile care nu sunt stabilite în România, dar sunt înregistrate aici în scopuri de TVA. Dacă vinzi către înregistrarea de TVA din România a unui grup străin, factura aceea circulă acum pe același drum ca una internă.
Modificarea e discret deranjantă, pentru că de obicei partenerul e cel care trebuie să schimbe ceva: departamentul lui financiar poate să aștepte în continuare un PDF pe e-mail de la un furnizor român. ANAF are o secțiune dedicată înregistrării nerezidenților în sistem.
Cum arată amenzile
Sunt două sancțiuni diferite și merită ținute separat în minte, pentru că numai una dintre ele crește odată cu valoarea facturii.
Depășirea termenului de transmitere este o amendă în tranșe fixe, pe categorii de contribuabili:
| Categoria de contribuabil | Amenda per factură |
|---|---|
| Contribuabili mari | 5.000 – 10.000 lei |
| Contribuabili mijlocii | 2.500 – 5.000 lei |
| Contribuabili mici, alte persoane juridice, persoane fizice | 1.000 – 2.500 lei |
Facturarea complet în afara sistemului, într-o relație B2B între două părți stabilite în România, se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii — și cade pe amândouă părțile. Este amendat emitentul care nu a transmis-o prin RO e-Factura și este amendat și destinatarul care a primit și a înregistrat o factură ce nu a trecut prin sistem.
A doua jumătate merită un moment de atenție, pentru că e cea care pare nedreaptă. Ca și cumpărător nu ai cum să vezi dacă furnizorul și-a transmis factura; tu vezi doar PDF-ul care a ajuns pe e-mail. Dacă o înregistrezi oricum, te expui unei amenzi pentru ceva ce nu ai controlat. Apărarea practică e cea plictisitoare: lucrează din ce ți-a livrat efectiv SPV-ul, nu din inbox, și cere-i furnizorului documentul atunci când ce ți s-a promis nu apare.
Ce nu s-a schimbat
Merită repetat, pentru că „s-a schimbat tot în 2026” circulă intens, iar cea mai mare parte nu s-a schimbat:
- Aria de aplicare. B2B, B2C și B2G sunt toate în sistem. Așa e din valul 2024–2025.
- Formatul. XML structurat, livrat prin Spațiul Privat Virtual. Nu un PDF, nu un scan.
- Fereastra de păstrare din SPV. ANAF ține documentele e-Factura disponibile o perioadă limitată. Ce e mai vechi trebuie să stea undeva unde ai tu controlul — acesta e cel mai frecvent motiv pentru care o firmă descoperă, doi ani mai târziu, că nu poate scoate o factură în timpul unui control.
O listă de cinci rânduri
- Transmite la emitere, nu la termen. Cele cinci zile lucrătoare sunt rezervă, nu program.
- Notează 26 mai 2026 dacă tu sau partenerii tăi obișnuiți sunteți PFA-uri ori persoane fizice cu activitate economică.
- Verifică dacă printre clienți ai entități străine cu cod de TVA românesc și spune-le ce urmează.
- Reconciliază din SPV, nu din inbox — mai ales pentru facturile primite.
- Arhivează în afara SPV, înainte să se închidă fereastra pe documentele de care vei avea nevoie.
Unde ajunge factura după ce ANAF ți-o livrează
Tot ce e mai sus ține de intrarea facturilor în sistem și de scoaterea lor de acolo intacte. Nimic din toate astea nu plătește pe nimeni. Exact aici se duce timpul în majoritatea departamentelor financiare: partea de conformare e acum în mare parte automată, iar partea de plată e tot cineva care deschide un fișier XML, citește un IBAN din el și tastează IBAN-ul acela în internet banking.
Tot acolo stă și riscul real pe bani — un IBAN tastat greșit nu e o problemă de conformare, e o plată care a plecat. Am scris despre închiderea acestui gol în cum plătești facturile primite în SPV, iar despre termenele pe care ți le dă cealaltă parte a relației, în termene de plată și penalități.
OpenPay adună facturile de la furnizori primite prin e-Factura într-o singură listă și le plătește, pe cele aprobate de tine, prin banca ta — accesul la ANAF îl acorzi din contul tău și tot de acolo îl poți retrage oricând.